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文種，可用以概括表明公文的性質(zhì)，用途與作者的職權(quán)范圍以及行文目的。在公文中正確標(biāo)明文種有利于維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，并且方便公文的寫(xiě)作與處理。

選擇文種的主要依據(jù)是：

(1)遵循國(guó)家關(guān)于公文處理法規(guī)中有類文件的規(guī)定，從中選擇適宜的文種。不應(yīng)不用、錯(cuò)用或自造文種。

(2)依據(jù)公文作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選用相應(yīng)的文種。如屬于向直屬上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，則主要選用呈請(qǐng)性文種，如“請(qǐng)示”、“報(bào)告”。如屬不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互行文，則應(yīng)選用商洽性文種，如“函”不能用呈請(qǐng)性或指令性文種。

(3)依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職責(zé)、地位選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。各機(jī)關(guān)選用文種時(shí)，不應(yīng)超越自身的職權(quán)范圍，如用于行政管理的“命令”，其發(fā)布權(quán)屬于國(guó)務(wù)院及其各部門(mén)，以及縣級(jí)或縣級(jí)以上的地方各級(jí)人民政府。群眾團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位不能使用命令性文種。

(4)依據(jù)行文目的選擇文種。各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)制發(fā)每件公文的特定目的、要求與適用范圍，選擇最有利于表達(dá)和實(shí)現(xiàn)行文目的的文種。如向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，要用“請(qǐng)示”，不能用“報(bào)告”，因?yàn)椤皥?bào)告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋信息，提供參考。如果將“請(qǐng)示”寫(xiě)成“報(bào)告”，則會(huì)貽誤對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的處理。