格式指的是法定公文外形結(jié)構(gòu)的組織安排，包括結(jié)構(gòu)項目和附屬標(biāo)記，以及這些項目和標(biāo)記在頁面上的安放位置和具體構(gòu)成。雖然這些要求往往講的是細(xì)節(jié)，卻是公文具有法定權(quán)威性和強制約束力的顯著表現(xiàn)，也是保證公文質(zhì)量和提高辦文效率的重要手段。
目前，黨政機關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是2012年修訂的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和同年國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合發(fā)布的《黨政機關(guān)公文22》（GB/T9704—2012）。盡管這兩個文件出臺已經(jīng)有一段時間，但是執(zhí)行情況仍參差不齊。常見問題有以下幾個方面。
一是該具備的要素發(fā)生遺漏
《條例》中明確了公文18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，發(fā)生遺漏可能會引起一定后果。比如，份號是公文印制份數(shù)的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標(biāo)注份號，會直接影響到文件的分發(fā)、查對、清退和銷毀。又如，密級應(yīng)標(biāo)而未標(biāo)的情況屢見不鮮，個別單位甚至在直接轉(zhuǎn)發(fā)上級單位涉密文件時漏標(biāo)密級�！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，對應(yīng)當(dāng)定密的事項不定密，造成嚴(yán)重后果的，須由有關(guān)機關(guān)、單位依法對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員給予處分。
二是該調(diào)整的要素沒有到位
2012年《條例》修訂時作出不少重要調(diào)整，但是至今有些文件仍舊未作調(diào)整。比如，我們經(jīng)常說的“紅頭”也就是發(fā)文機關(guān)標(biāo)志，已經(jīng)被統(tǒng)一為兩種形式：一是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱再加上“文件”二字，二是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。以xx市委辦公廳為例，前者對應(yīng)的是“中共xx市委辦公廳文件”，一般是普發(fā)性的下行文；后者對應(yīng)的是“中共xx市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網(wǎng)打盡”。但是工作中，有單位仍在使用發(fā)文機關(guān)名稱加括號和文種的形式，如“中共……委員會（通知）”“中共……委員會（請示）”。又如，主題詞因為以往存在亂標(biāo)、濫標(biāo)現(xiàn)象，無法真正起到提高查找效率的作用，已經(jīng)被取消，但現(xiàn)在少數(shù)文件的版記上依然存在。
三是用法有待進一步準(zhǔn)確規(guī)范
對于一些最基本的要求，有些單位落實情況也不盡如人意。比如，標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)使用2號小標(biāo)宋體字，但是字體字號不合規(guī)定的情況仍然不少，有的文件甚至在一個標(biāo)題中出現(xiàn)兩種字號；標(biāo)題回行需要做到語意完整、排列對稱，但是有的文件卻將諸如“教育實踐活動”“規(guī)范性文件”這樣的特定詞語分跨上下兩行，或者是將虛詞作為下一行的第一個字。又如，正文一般應(yīng)用3號仿宋體字，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋體字標(biāo)注。但實際工作中字體字號不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生，特別是當(dāng)多個單位的來文同時呈報時，不規(guī)范的頁面會分外顯眼。
其實，問題說起來都不復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)早已明確，整改也不困難，關(guān)鍵在于是否重視。正如習(xí)近平總書記在所著的《之江新語》所指出，小事小節(jié)是一面鏡子，能夠反映人品，反映作風(fēng)。公文看似簡單，卻也從一個方面反映出辦文部門的工作作風(fēng)，一旦出錯就會直接影響到各方面對于文件質(zhì)量的印象、對于發(fā)文單位的認(rèn)可，不利于今后文件執(zhí)行和工作開展。所以，我們一定要站在作風(fēng)建設(shè)的高度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，抓小抓實、堅持不懈，從嚴(yán)把好關(guān)。
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