一、發(fā)文事由
發(fā)文事由是指書(shū)寫(xiě)公文或者應(yīng)用文的目的、背景、根據(jù)。一般來(lái)說(shuō)發(fā)文事由可以寫(xiě)成兩種情況。一種為上級(jí)精神，一種為現(xiàn)狀分析。例如：題干要求我們寫(xiě)一篇《關(guān)于推進(jìn)養(yǎng)老工作的建議》，若在材料中出現(xiàn)了政策文件，上級(jí)精神要求推進(jìn)養(yǎng)老工作，這時(shí)我們的發(fā)文事由就可以把該政策文件摘抄出來(lái)；若材料中沒(méi)有上級(jí)精神，而是在敘述現(xiàn)狀，例如：題干要求我們寫(xiě)一篇《節(jié)水宣傳材料》，在材料中描述的都是我國(guó)水資源遭到大肆污染、嚴(yán)重浪費(fèi)等現(xiàn)狀，這時(shí)我們便可以歸納概括材料中關(guān)于水資源的現(xiàn)狀作為這篇公文的發(fā)文事由。而且要將這些上級(jí)精神或者現(xiàn)狀連接起來(lái)，可以用根據(jù)式開(kāi)頭或者目的式開(kāi)頭來(lái)書(shū)寫(xiě)。根據(jù)式開(kāi)頭是指用“經(jīng)”、“根據(jù)”、或者“依據(jù)”等詞語(yǔ)連接；目的式開(kāi)頭是用“為”或者“為了”詞語(yǔ)連接。當(dāng)然，上級(jí)精神與現(xiàn)狀分析可以同時(shí)存在，這還要視材料而定。
二、發(fā)文事項(xiàng)
發(fā)文事項(xiàng)的書(shū)寫(xiě)主要根據(jù)文種來(lái)斷定。若是一篇倡議書(shū)，其發(fā)文事項(xiàng)便是倡議的事項(xiàng)，也就是對(duì)策措施。例如：寫(xiě)一篇《關(guān)于文明出游的倡議書(shū)》，這時(shí)候發(fā)文事項(xiàng)便是向游客發(fā)出的文明倡議，也是提對(duì)策，如：愛(ài)護(hù)文物，杜絕亂刻亂畫(huà)。等等；若是一篇整改通知書(shū)，其發(fā)文事項(xiàng)是整改事項(xiàng)，例如讓某些“高污染、高耗能”企業(yè)進(jìn)行整改，這時(shí)事項(xiàng)中就要寫(xiě)讓企業(yè)如何整頓、改進(jìn)；若是一份會(huì)議通知其發(fā)文事項(xiàng)便是通知事項(xiàng)，即會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、與會(huì)人員及注意事項(xiàng)等。
三、結(jié)束語(yǔ)
一般來(lái)說(shuō)，公文、應(yīng)用文可以不另作結(jié)尾，直接結(jié)束即可。但有一些文種比較特殊，需要結(jié)束語(yǔ)。例如：倡議書(shū)，其結(jié)束語(yǔ)便是發(fā)出希望號(hào)召；還有通知，其結(jié)束語(yǔ)通常為“特此通知”；函，若是邀請(qǐng)函，便是“敬請(qǐng)您的光臨”，若是復(fù)函，結(jié)束語(yǔ)便是“特此函復(fù)”，若是詢(xún)問(wèn)函，結(jié)束語(yǔ)是“特此函詢(xún)”。
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