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格式指的是法定公文外形結(jié)構(gòu)的組織安排，包括結(jié)構(gòu)項(xiàng)目和附屬標(biāo)記，以及這些項(xiàng)目和標(biāo)記在頁(yè)面上的安放位置和具體構(gòu)成。雖然這些要求往往講的是細(xì)節(jié)，卻是公文具有法定權(quán)威性和強(qiáng)制約束力的顯著表現(xiàn)，也是保證公文質(zhì)量和提高辦文效率的重要手段。
目前，黨政機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是2012年修訂的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）和同年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文22》（GB/T9704—2012）。盡管這兩個(gè)文件出臺(tái)已經(jīng)有一段時(shí)間，但是執(zhí)行情況仍參差不齊。常見(jiàn)問(wèn)題有以下幾個(gè)方面。
一是該具備的要素發(fā)生遺漏
《條例》中明確了公文18個(gè)方面的要素，包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等，每一個(gè)要素都有其特定意義，發(fā)生遺漏可能會(huì)引起一定后果。比如，份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，作用是加強(qiáng)文件管理和利用，涉密文件如果未標(biāo)注份號(hào)，會(huì)直接影響到文件的分發(fā)、查對(duì)、清退和銷(xiāo)毀。又如，密級(jí)應(yīng)標(biāo)而未標(biāo)的情況屢見(jiàn)不鮮，個(gè)別單位甚至在直接轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位涉密文件時(shí)漏標(biāo)密級(jí)�！吨腥A人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》規(guī)定，對(duì)應(yīng)當(dāng)定密的事項(xiàng)不定密，造成嚴(yán)重后果的，須由有關(guān)機(jī)關(guān)、單位依法對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員給予處分。
二是該調(diào)整的要素沒(méi)有到位
2012年《條例》修訂時(shí)作出不少重要調(diào)整，但是至今有些文件仍舊未作調(diào)整。比如，我們經(jīng)常說(shuō)的“紅頭”也就是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，已經(jīng)被統(tǒng)一為兩種形式：一是使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)再加上“文件”二字，二是使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。以xx市委辦公廳為例，前者對(duì)應(yīng)的是“中共xx市委辦公廳文件”，一般是普發(fā)性的下行文；后者對(duì)應(yīng)的是“中共xx市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網(wǎng)打盡”。但是工作中，有單位仍在使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加括號(hào)和文種的形式，如“中共……委員會(huì)（通知）”“中共……委員會(huì)（請(qǐng)示）”。又如，主題詞因?yàn)橐酝嬖趤y標(biāo)、濫標(biāo)現(xiàn)象，無(wú)法真正起到提高查找效率的作用，已經(jīng)被取消，但現(xiàn)在少數(shù)文件的版記上依然存在。
三是用法有待進(jìn)一步準(zhǔn)確規(guī)范
對(duì)于一些最基本的要求，有些單位落實(shí)情況也不盡如人意。比如，標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)使用2號(hào)小標(biāo)宋體字，但是字體字號(hào)不合規(guī)定的情況仍然不少，有的文件甚至在一個(gè)標(biāo)題中出現(xiàn)兩種字號(hào)；標(biāo)題回行需要做到語(yǔ)意完整、排列對(duì)稱(chēng)，但是有的文件卻將諸如“教育實(shí)踐活動(dòng)”“規(guī)范性文件”這樣的特定詞語(yǔ)分跨上下兩行，或者是將虛詞作為下一行的第一個(gè)字。又如，正文一般應(yīng)用3號(hào)仿宋體字，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋體字標(biāo)注。但實(shí)際工作中字體字號(hào)不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，特別是當(dāng)多個(gè)單位的來(lái)文同時(shí)呈報(bào)時(shí)，不規(guī)范的頁(yè)面會(huì)分外顯眼。
其實(shí)，問(wèn)題說(shuō)起來(lái)都不復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)早已明確，整改也不困難，關(guān)鍵在于是否重視。正如習(xí)近平總書(shū)記在所著的《之江新語(yǔ)》所指出，小事小節(jié)是一面鏡子，能夠反映人品，反映作風(fēng)。公文看似簡(jiǎn)單，卻也從一個(gè)方面反映出辦文部門(mén)的工作作風(fēng)，一旦出錯(cuò)就會(huì)直接影響到各方面對(duì)于文件質(zhì)量的印象、對(duì)于發(fā)文單位的認(rèn)可，不利于今后文件執(zhí)行和工作開(kāi)展。所以，我們一定要站在作風(fēng)建設(shè)的高度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，抓小抓實(shí)、堅(jiān)持不懈，從嚴(yán)把好關(guān)。
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