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“稱謂”是對交際各方的稱呼，包括自稱、對稱和他稱。它是交際各方身份、地位、關(guān)系的體現(xiàn)。正確使用稱謂語是交際深入進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，惟有“名正”，才能“言順”。在公文寫作中，由于受語言簡約性要求的制約，行文中的稱謂語常常隱匿于“抬頭”和“落款”之中，承前蒙后而省略，使全篇的語句成為“無主句”。“抬頭”和“落款”固然是對稱和自稱，但往往難以一貫到底，且不足以表現(xiàn)雙方的微妙關(guān)系，因此，在強(qiáng)調(diào)發(fā)文的主體、發(fā)文的受體，或語意轉(zhuǎn)折時，稱謂語就被凸現(xiàn)出來。這時，表述者就要斟酌選擇稱謂用語，使行文得體。
受不同行文的語體規(guī)范及稱謂語的語用效果制約，公文行文中的稱謂語運(yùn)用有極強(qiáng)的習(xí)慣性。習(xí)慣性就是規(guī)律性，本文擬對公文行文中的稱謂習(xí)慣作粗淺的歸納和分析。
一、下行文的稱謂習(xí)慣
下行文自稱一般用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，而不用帶第yi人稱代詞的稱謂，如“我（們）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，顯其莊嚴(yán)肅穆。一般來說，用第yi人稱表述，表述者置身事內(nèi)，顯得真實(shí)、親切、富有人情味；用第三人稱表述，表述者置身事外，顯得客觀、冷穆。用本機(jī)關(guān)名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴(yán)肅，或嚴(yán)謹(jǐn)縝密，或威嚴(yán)果斷的語體規(guī)范。
例1
國務(wù)院關(guān)于授予趙春娥、羅健夫、蔣筑英全國勞動模范稱號的決定
河南省洛陽市老集煤廠工人趙春娥、航天工業(yè)部陜西驪山微電子公司工程師羅健夫、中國科學(xué)院長春光學(xué)精密機(jī)械研究所副研究員蔣筑英，是黨和人民的好兒女，是工人階級的杰出代表。他們在自己的工作崗位上，為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做出了卓越的貢獻(xiàn)，是全體職工學(xué)習(xí)的榜樣。為此，國務(wù)院決定：授予趙春娥、羅健夫、蔣筑英全國勞動模范的稱號，并分別頒發(fā)全國勞動模范獎?wù)潞妥C書。
國務(wù)院號召：全國各條戰(zhàn)線的職工，向趙春娥、羅健夫、蔣筑英學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)黨的十二大提出的宏偉目標(biāo)，全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)新局面而努力奮斗。
例1中有兩處自稱：“為此，國務(wù)院決定：……”、“國務(wù)院號召：……”，均用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作自稱，給受文者一種“客觀形勢使然”的感覺，語氣堅(jiān)決果敢，口吻不容置疑，立場不偏不倚，凸現(xiàn)下行文的權(quán)威性，行文顯得莊嚴(yán)肅穆。若將兩處自稱分別改為“為此，我們決定：……”、“我們號召：……”，雖然沒有改變公文代機(jī)關(guān)立言的性質(zhì)，但既然使用人稱代詞，就不免帶上了人情味。稱謂語直接指向發(fā)文機(jī)關(guān)的決策者和公文的草擬者，極易給人一種“此文是某某長官個人意志產(chǎn)物”的感覺。
下行文對稱一般用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，而不用受文機(jī)關(guān)名稱，有叮嚀囑咐、嚴(yán)而可親之感。
例2
國務(wù)院關(guān)于同意上海市撤銷南匯縣設(shè)立南匯區(qū)的批復(fù)
上海市人民政府：
你市《關(guān)于撤銷南匯縣設(shè)立南匯區(qū)的請示》（滬府〔******〕**號）收悉。同意撤銷南匯縣，設(shè)立南匯區(qū)，以原南匯縣的行政區(qū)域?yàn)槟蠀R區(qū)的行政區(qū)域。區(qū)人民政府駐惠南鎮(zhèn)。
南匯區(qū)的各類機(jī)構(gòu)要按照“精簡、效能”的原則設(shè)置，所需人員編制和經(jīng)費(fèi)由你市自行解決。
國 務(wù) 院
20***年*月*日
例2中的對稱用“你市”，顯得親切、針對性強(qiáng)，有叮嚀囑咐之感。
若改用“上海市”作對稱，則使受文者有置身事外的感覺，不易喚起受文者的責(zé)任感。
二、上行文的稱謂習(xí)慣
上行文自稱一般用帶第yi人稱代詞的稱謂，如“我（們）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，而不用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，有真實(shí)、懇切之感；對稱用“上級、領(lǐng)導(dǎo)”或受文機(jī)關(guān)名稱，而不用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，有尊重、避諱之意。上行文的自稱和對稱與下行文正好來了個換位，這與第yi人稱、第三人稱不同的表意功能有關(guān)。任何一個上級機(jī)關(guān)都希望下級機(jī)關(guān)為自己提供真實(shí)、準(zhǔn)確的情況，因此，上行文在向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、請示事項(xiàng)時，自稱宜用“我（們）”、“我省”、“我市”、“我部”、“我局”等帶“我”字的稱謂，形成第yi人稱表述，以示真實(shí)、準(zhǔn)確。若用本機(jī)關(guān)名稱作自稱，變成第三人稱表述，則有置身事外，事不關(guān)己之感，且語氣生硬。對稱用“上級、領(lǐng)導(dǎo)”或受文機(jī)關(guān)名稱，有尊重、避諱之意；若用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，則有吩咐、指點(diǎn)、督促之嫌。
例3
××區(qū)××小學(xué)關(guān)于增撥教學(xué)設(shè)備款的請示
××區(qū)教委：
在新的世紀(jì)里，為貫徹黨和國家全面推進(jìn)素質(zhì)教育的精神，落實(shí)小平同志“學(xué)習(xí)計算機(jī)，要從娃娃抓起”的指示，改變學(xué)校計算機(jī)設(shè)備嚴(yán)重不足且落后的現(xiàn)狀，我校擬于今年下半年新建微機(jī)室一個，配備５８６計算機(jī)６０臺，加上服務(wù)器、空調(diào)及其它網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，預(yù)計約需資金４０萬元。為此，特懇請上級給我校增撥３０萬元教學(xué)設(shè)備專用費(fèi)，資金不足部分由我校自籌解決。
妥否，請批復(fù)。
××區(qū)××小學(xué)
20**年*月*日
試將例3中的自稱“我校”、對稱“上級”，分別改成“××區(qū)××小學(xué)”和“你們”（或“你委”）一讀，立即感覺失去了上行文的語感，不像是請示，倒像一份布置工作的指示。
三、平行文的稱謂習(xí)慣
平行語言自稱一般用“我（們）”、“我省”、“我部”、“我局”等，對稱用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，顯得親切平易，不打官腔。平行文的語體規(guī)范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚(yáng)。
例4
關(guān)于派人參加統(tǒng)計講習(xí)班培訓(xùn)的函
××市統(tǒng)計局：
得悉你市將于近期舉辦統(tǒng)計工作人員講習(xí)班，系統(tǒng)地培訓(xùn)統(tǒng)計工作人員。國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計工作的決定》下達(dá)以后，我們曾打算集訓(xùn)我地區(qū)統(tǒng)計工作人員，但由于我們的力量不足，未能辦成�，F(xiàn)在你市決定辦講習(xí)班，我們擬派１０名統(tǒng)計人員（地區(qū)２名，每縣１名）隨班學(xué)習(xí)，請你們代培。如蒙同意，將是對我地區(qū)統(tǒng)計工作的有力支持。代培所需費(fèi)用由我們?nèi)鐢?shù)撥付。盼予函復(fù)。
××地區(qū)統(tǒng)計局
××××年×月××日
若將例4中的對稱“你市”改為“××市統(tǒng)計局”，則顯得發(fā)文者因有求于人而小心翼翼，戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢。若將自稱“我們”改為“××地區(qū)統(tǒng)計局”，則又顯得發(fā)文者刻意顯示自己的來頭，好打官腔。若將對稱、自稱都改用收發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，則顯得發(fā)文者變成了旁觀者，完全失去了公文務(wù)實(shí)理事的功能。
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