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應(yīng)用文, 是文秘人員日常寫作的重頭戲。寫好應(yīng)用文, 自然就成為每位秘書工作者孜孜以求的目標(biāo)。那么, 如何才算把一篇應(yīng)用文寫好了呢?
寫好, 意味著文秘人員擺脫了“照著寫” 的層次, 上升到了融會(huì)貫通、應(yīng)付自如并且能有所創(chuàng)新“接著寫” 的較高層次, 是會(huì)寫了、站穩(wěn)了腳跟之后自然而然產(chǎn)生的又一較高追求、較高境界, 是將“會(huì)”變成自己的實(shí)際能力, 并在實(shí)踐中總結(jié)、歸納、提升, 使自己有了質(zhì)的突破, 用學(xué)藝的話說就是“登堂” 了。盡管衡量一篇應(yīng)用文寫的如何的標(biāo)準(zhǔn)有多個(gè), 可謂“仁者見仁, 智者見智”, 但筆者認(rèn)為, 以下三點(diǎn)應(yīng)是衡量一篇應(yīng)用文是否寫好的主要標(biāo)準(zhǔn)。
一、能說清
就是能做到表達(dá)清楚, 有能力用別人聽得懂的語言、看得懂的文字、講得通的邏輯詞匯, 呈現(xiàn)自己的語言、自己的觀點(diǎn)、自己的典章禮樂。要知道, 講話、作文、寫材料,第一要義就是讓人明白。但是, 要達(dá)到能說清的境地并不容易。這涉及思維表達(dá)、口頭表達(dá)和書面表達(dá)三個(gè)層次表達(dá)能力的修煉問題。人與人的區(qū)別在于思維能力的差別。一個(gè)人的思維是否縝密, 是否有一定高度、深度和廣度, 體現(xiàn)一個(gè)人素質(zhì)和能力高低。將腦子里的想法表達(dá)出來, 是一個(gè)人表達(dá)能力的重要方面。
我們經(jīng)常會(huì)聽到很多文秘人員說, 自己頭腦中雖然有很多想法, 但就是表達(dá)不出來。要寫好應(yīng)用文, 就要重點(diǎn)加強(qiáng)思維表達(dá)能力的鍛煉, 做到“肚子里有貨要能倒出來”。把自己的想法以口頭的形式清晰地表達(dá)出來, 是把思維的東西、思想的東西, 變成可感知、可衡量東西的過程, 是一個(gè)隱性知識顯性化和表達(dá)能力升級的過程, 也是將所思所想所說的內(nèi)容, 用書面語言表達(dá)出來的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。很多人能想、會(huì)說, 但并不一定善于書面表達(dá), 或者表達(dá)出來后與自己所想的、所說的相差甚遠(yuǎn),總不能令自己滿意。所以, 要寫好應(yīng)用文, 就要努力提高自己的書面表達(dá)能力, 能夠把別人想說想表達(dá)的思想、做法準(zhǔn)確有效地表達(dá)出來, 讓別人滿意; 把自己所想所說的準(zhǔn)確清晰地表達(dá)出來, 讓自己滿意、讓別人明白, 這是有效表達(dá)的最高境界。
在這方面, 魯迅先生就給我們樹立了榜樣。當(dāng)年, 他在上海檢查肺部以后, 在告知他母親的信上, 不寫“用X 光線照射”, 而寫“用使身體透明的鏡子照”。為什么? 因?yàn)槟菚r(shí)的“X 光線鏡” 屬于高新技術(shù)、稀有之物, 照直說了怕老人家弄不明白。我們今天寫講話、寫材料, 更需要學(xué)習(xí)魯迅先生的這種做法, 多講人們一聽就懂的話, 不講或少講讓人聽著如墜云霧的話, 不寫或少些讓人不知所云的話。
二、能講透
講透, 就是能徹底說清楚、道明白, 讓人一聽就茅塞頓開、一看就豁然開朗, 從茫然或知其然到知所以然、深以為然。在應(yīng)用文寫作中, 特別是在撰寫一些講話材料時(shí), 需要對一些大家還不認(rèn)可、不理解、不認(rèn)同的事或理進(jìn)行闡釋, 達(dá)到統(tǒng)一思想認(rèn)識、因勢利導(dǎo)、凝聚共識和力量的目的, 這就需要在講透道理上費(fèi)一番腦筋。
我們常說, “與人講理,須使人心中點(diǎn)頭! 就是說要以理服人, 而不是以力服人,要冷靜分析, 嚴(yán)密推理, 使人心悅誠服地接受你的觀點(diǎn)、認(rèn)可你的想法、實(shí)踐你的做法。但實(shí)踐中還大量地存在這樣一種現(xiàn)象, 那就是很多人說了不少、寫了不少, 也很賣力, 總覺得自己已經(jīng)說得夠明白了、夠賣力了, 但人家還是聽不明白、看不明白, 還是得不到別人的認(rèn)可、認(rèn)同。關(guān)鍵一點(diǎn)就是自己還沒有看透、想透和講透?赐甘歉, 想透是樹干, 講透是枝葉, 表述之美在透徹。要想寫好這些說理性應(yīng)用文, 就要先把自己說服了,不僅要把理講透, 而且要把理講活, 使人聞之忘不了、得了丟不掉。在講話方式上要有情趣, 使人如食橄欖, 愈嚼愈有味, 回味常無窮。要使所講的話、所講的理, 能入耳、入腦、入心。所以, 只求講得對還不夠, 還要有理兼有趣才行, 讓聽者覺得有意思、有道理, 有使人回味無窮之力。這需要每位文秘人員努力學(xué)習(xí)并掌握馬克思主義的世界觀和方法論, 不斷增強(qiáng)文化素養(yǎng), 提高文字表達(dá)能力, 善于對客觀事物進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析, 一針見血地點(diǎn)出問題, 一語中的地闡述觀點(diǎn)。 一個(gè)淺近的比方, 就把問題說得一清二楚。但讀起來、聽起來, 卻是如飲佳醪, 滋味獨(dú)具, 讀后、聽后一下子就能記住, 還樂于講給別人聽。一個(gè)小比方, 完全抵得上一篇大文章。這就是講透后的“少少許勝多多許”。
三、能換位
就是要懂得換位思考, 不斷改善心智模式, 自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和角度, 看問題、想事情、出主意, 使所寫內(nèi)容符合身份、場合、時(shí)宜, 做到恰如其分、恰到好處。也就是說, 筆桿子的思想與領(lǐng)導(dǎo)的思想要不謀而合, 秘書的站位和領(lǐng)導(dǎo)的站位要高度重合, 只有這樣, 才能想領(lǐng)導(dǎo)之所想, 寫領(lǐng)導(dǎo)之想說, 寫出來的東西才符合領(lǐng)導(dǎo)需要。否則, 站位不準(zhǔn), 思維層次和思想水平達(dá)不到一定高度, 眼界自然不會(huì)寬、境界自然不會(huì)高, 寫出來的東西就很難符合要求, 質(zhì)量肯定不高。
比如, 要想使所寫內(nèi)容符合領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人特點(diǎn), 就要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)講話意圖, 能猜透領(lǐng)導(dǎo)的心思, 這種猜其實(shí)就是仔細(xì)聽領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容, 聯(lián)系相關(guān)場合所做所說, 即大會(huì)小會(huì)強(qiáng)調(diào)最多的, 聯(lián)系上下左右的情況和當(dāng)前及今后的工作內(nèi)容,弄清楚領(lǐng)導(dǎo)為什么要講, 講的用途是什么, 所要達(dá)到的目的和效果是什么, 明白了這些,就可以少走彎路, 有的放矢。只有當(dāng)所撰寫的文稿滿足了這些要求, 對這些問題的回答都圓滿應(yīng)對上了, 基本上就是一篇好文稿了。
要想把材料寫好, 就不能只從自我的角度出發(fā), 而是要時(shí)刻把換位思考的意識樹立起來, 備好上級領(lǐng)導(dǎo)的課,備好自己單位領(lǐng)導(dǎo)的課, 將上級領(lǐng)導(dǎo)想聽的、需要了解的,條分縷析地整理好、表述好,讓其聽得懂、聽明白。讓本單位領(lǐng)導(dǎo)知道說什么、怎么說,知道哪些是上級領(lǐng)導(dǎo)已知的,需要簡要說; 哪些是上級領(lǐng)導(dǎo)尚不了解的, 需要詳細(xì)說、打比方說、用外行人都能明白的話說。也就是要說人家想聽的, 而不只是說自己想說的;要說人家能聽得懂的, 而不只是自己懂的。最終目的是讓人家聽明白, 而不僅僅是滿足于說過了。如果這些材料外的功夫不去做或做得不好、不到位, 所寫的材料、所說的話,就會(huì)無的放矢, 造成匯報(bào)者慷慨激昂, 聽者卻稀里糊涂, 就很難達(dá)到溝通交流的目的。這當(dāng)是文秘人員寫作的大忌。
應(yīng)用文寫作能力的提升,是一個(gè)始于“照著寫”、繼為“接著寫” 的不斷歷練攀登的過程, 更是一個(gè)“沒有最好、只有更好” 的不懈追求的過程。在這一過程中, 知識和技巧是“寫好” 應(yīng)用文所必需的, 但根本的還是要不斷改善心智模式, 進(jìn)而形成自己獨(dú)特的思維方式。這樣, 各種應(yīng)用文的寫作才能應(yīng)付自如, 所寫的文章才能有自己的思想、感悟和創(chuàng)新, 體現(xiàn)自己的意志和能力, 做到“兵來將擋, 水來土掩”, 所出手的材料, 都能拿得出門、讓人放心, 代表單位水平、體現(xiàn)自己實(shí)力, 進(jìn)而形成自己的品牌, 達(dá)到“寫好” 的較高層次。
原文標(biāo)題:寫好應(yīng)用文的三大衡量標(biāo)準(zhǔn):說清·講透·換位
(摘自:秘書之友,有修改)
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