應(yīng)用文， 是文秘人員日常寫作的重頭戲。寫好應(yīng)用文， 自然就成為每位秘書工作者孜孜以求的目標(biāo)。那么， 如何才算把一篇應(yīng)用文寫好了呢?
寫好， 意味著文秘人員擺脫了“照著寫” 的層次， 上升到了融會(huì)貫通、應(yīng)付自如并且能有所創(chuàng)新“接著寫” 的較高層次， 是會(huì)寫了、站穩(wěn)了腳跟之后自然而然產(chǎn)生的又一較高追求、較高境界， 是將“會(huì)”變成自己的實(shí)際能力， 并在實(shí)踐中總結(jié)、歸納、提升， 使自己有了質(zhì)的突破， 用學(xué)藝的話說就是“登堂” 了。盡管衡量一篇應(yīng)用文寫的如何的標(biāo)準(zhǔn)有多個(gè)， 可謂“仁者見仁， 智者見智”， 但筆者認(rèn)為， 以下三點(diǎn)應(yīng)是衡量一篇應(yīng)用文是否寫好的主要標(biāo)準(zhǔn)。
一、能說清
就是能做到表達(dá)清楚， 有能力用別人聽得懂的語言、看得懂的文字、講得通的邏輯詞匯， 呈現(xiàn)自己的語言、自己的觀點(diǎn)、自己的典章禮樂。要知道， 講話、作文、寫材料，第一要義就是讓人明白。但是， 要達(dá)到能說清的境地并不容易。這涉及思維表達(dá)、口頭表達(dá)和書面表達(dá)三個(gè)層次表達(dá)能力的修煉問題。人與人的區(qū)別在于思維能力的差別。一個(gè)人的思維是否縝密， 是否有一定高度、深度和廣度， 體現(xiàn)一個(gè)人素質(zhì)和能力高低。將腦子里的想法表達(dá)出來， 是一個(gè)人表達(dá)能力的重要方面。
我們經(jīng)常會(huì)聽到很多文秘人員說， 自己頭腦中雖然有很多想法， 但就是表達(dá)不出來。要寫好應(yīng)用文， 就要重點(diǎn)加強(qiáng)思維表達(dá)能力的鍛煉， 做到“肚子里有貨要能倒出來”。把自己的想法以口頭的形式清晰地表達(dá)出來， 是把思維的東西、思想的東西， 變成可感知、可衡量東西的過程， 是一個(gè)隱性知識顯性化和表達(dá)能力升級的過程， 也是將所思所想所說的內(nèi)容， 用書面語言表達(dá)出來的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。很多人能想、會(huì)說， 但并不一定善于書面表達(dá)， 或者表達(dá)出來后與自己所想的、所說的相差甚遠(yuǎn)，總不能令自己滿意。所以， 要寫好應(yīng)用文， 就要努力提高自己的書面表達(dá)能力， 能夠把別人想說想表達(dá)的思想、做法準(zhǔn)確有效地表達(dá)出來， 讓別人滿意; 把自己所想所說的準(zhǔn)確清晰地表達(dá)出來， 讓自己滿意、讓別人明白， 這是有效表達(dá)的最高境界。
在這方面， 魯迅先生就給我們樹立了榜樣。當(dāng)年， 他在上海檢查肺部以后， 在告知他母親的信上， 不寫“用X 光線照射”， 而寫“用使身體透明的鏡子照”。為什么? 因?yàn)槟菚r(shí)的“X 光線鏡” 屬于高新技術(shù)、稀有之物， 照直說了怕老人家弄不明白。我們今天寫講話、寫材料， 更需要學(xué)習(xí)魯迅先生的這種做法， 多講人們一聽就懂的話， 不講或少講讓人聽著如墜云霧的話， 不寫或少些讓人不知所云的話。
二、能講透
講透， 就是能徹底說清楚、道明白， 讓人一聽就茅塞頓開、一看就豁然開朗， 從茫然或知其然到知所以然、深以為然。在應(yīng)用文寫作中， 特別是在撰寫一些講話材料時(shí)， 需要對一些大家還不認(rèn)可、不理解、不認(rèn)同的事或理進(jìn)行闡釋， 達(dá)到統(tǒng)一思想認(rèn)識、因勢利導(dǎo)、凝聚共識和力量的目的， 這就需要在講透道理上費(fèi)一番腦筋。
我們常說， “與人講理，須使人心中點(diǎn)頭�！� 就是說要以理服人， 而不是以力服人，要冷靜分析， 嚴(yán)密推理， 使人心悅誠服地接受你的觀點(diǎn)、認(rèn)可你的想法、實(shí)踐你的做法。但實(shí)踐中還大量地存在這樣一種現(xiàn)象， 那就是很多人說了不少、寫了不少， 也很賣力， 總覺得自己已經(jīng)說得夠明白了、夠賣力了， 但人家還是聽不明白、看不明白， 還是得不到別人的認(rèn)可、認(rèn)同。關(guān)鍵一點(diǎn)就是自己還沒有看透、想透和講透�？赐甘歉�， 想透是樹干， 講透是枝葉， 表述之美在透徹。要想寫好這些說理性應(yīng)用文， 就要先把自己說服了，不僅要把理講透， 而且要把理講活， 使人聞之忘不了、得了丟不掉。在講話方式上要有情趣， 使人如食橄欖， 愈嚼愈有味， 回味常無窮。要使所講的話、所講的理， 能入耳、入腦、入心。所以， 只求講得對還不夠， 還要有理兼有趣才行， 讓聽者覺得有意思、有道理， 有使人回味無窮之力。這需要每位文秘人員努力學(xué)習(xí)并掌握馬克思主義的世界觀和方法論， 不斷增強(qiáng)文化素養(yǎng)， 提高文字表達(dá)能力， 善于對客觀事物進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析， 一針見血地點(diǎn)出問題， 一語中的地闡述觀點(diǎn)。 一個(gè)淺近的比方， 就把問題說得一清二楚。但讀起來、聽起來， 卻是如飲佳醪， 滋味獨(dú)具， 讀后、聽后一下子就能記住， 還樂于講給別人聽。一個(gè)小比方， 完全抵得上一篇大文章。這就是講透后的“少少許勝多多許”。
三、能換位
就是要懂得換位思考， 不斷改善心智模式， 自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和角度， 看問題、想事情、出主意， 使所寫內(nèi)容符合身份、場合、時(shí)宜， 做到恰如其分、恰到好處。也就是說， 筆桿子的思想與領(lǐng)導(dǎo)的思想要不謀而合， 秘書的站位和領(lǐng)導(dǎo)的站位要高度重合， 只有這樣， 才能想領(lǐng)導(dǎo)之所想， 寫領(lǐng)導(dǎo)之想說， 寫出來的東西才符合領(lǐng)導(dǎo)需要。否則， 站位不準(zhǔn)， 思維層次和思想水平達(dá)不到一定高度， 眼界自然不會(huì)寬、境界自然不會(huì)高， 寫出來的東西就很難符合要求， 質(zhì)量肯定不高。
比如， 要想使所寫內(nèi)容符合領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人特點(diǎn)， 就要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)講話意圖， 能猜透領(lǐng)導(dǎo)的心思， 這種猜其實(shí)就是仔細(xì)聽領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容， 聯(lián)系相關(guān)場合所做所說， 即大會(huì)小會(huì)強(qiáng)調(diào)最多的， 聯(lián)系上下左右的情況和當(dāng)前及今后的工作內(nèi)容，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)為什么要講， 講的用途是什么， 所要達(dá)到的目的和效果是什么， 明白了這些，就可以少走彎路， 有的放矢。只有當(dāng)所撰寫的文稿滿足了這些要求， 對這些問題的回答都圓滿應(yīng)對上了， 基本上就是一篇好文稿了。
要想把材料寫好， 就不能只從自我的角度出發(fā)， 而是要時(shí)刻把換位思考的意識樹立起來， 備好上級領(lǐng)導(dǎo)的課，備好自己單位領(lǐng)導(dǎo)的課， 將上級領(lǐng)導(dǎo)想聽的、需要了解的，條分縷析地整理好、表述好，讓其聽得懂、聽明白。讓本單位領(lǐng)導(dǎo)知道說什么、怎么說，知道哪些是上級領(lǐng)導(dǎo)已知的，需要簡要說; 哪些是上級領(lǐng)導(dǎo)尚不了解的， 需要詳細(xì)說、打比方說、用外行人都能明白的話說。也就是要說人家想聽的， 而不只是說自己想說的;要說人家能聽得懂的， 而不只是自己懂的。最終目的是讓人家聽明白， 而不僅僅是滿足于說過了。如果這些材料外的功夫不去做或做得不好、不到位， 所寫的材料、所說的話，就會(huì)無的放矢， 造成匯報(bào)者慷慨激昂， 聽者卻稀里糊涂， 就很難達(dá)到溝通交流的目的。這當(dāng)是文秘人員寫作的大忌。
應(yīng)用文寫作能力的提升，是一個(gè)始于“照著寫”、繼為“接著寫” 的不斷歷練攀登的過程， 更是一個(gè)“沒有最好、只有更好” 的不懈追求的過程。在這一過程中， 知識和技巧是“寫好” 應(yīng)用文所必需的， 但根本的還是要不斷改善心智模式， 進(jìn)而形成自己獨(dú)特的思維方式。這樣， 各種應(yīng)用文的寫作才能應(yīng)付自如， 所寫的文章才能有自己的思想、感悟和創(chuàng)新， 體現(xiàn)自己的意志和能力， 做到“兵來將擋， 水來土掩”， 所出手的材料， 都能拿得出門、讓人放心， 代表單位水平、體現(xiàn)自己實(shí)力， 進(jìn)而形成自己的品牌， 達(dá)到“寫好” 的較高層次。
原文標(biāo)題：寫好應(yīng)用文的三大衡量標(biāo)準(zhǔn)：說清·講透·換位
(摘自：秘書之友，有修改)
聲明：本網(wǎng)站部分內(nèi)容來源于網(wǎng)絡(luò)，由本站編輯整理發(fā)布，僅用于學(xué)習(xí)交流，如涉及侵權(quán)請聯(lián)系本站管理員進(jìn)行刪除或修改。
